Kunden

Kunden – Rechnungsdaten

Rechn.-empfänger = soll die Rechnung an einen anderen Kunden ausgestellt werden, tragen Sie hier den abweichenden Rechnungsempfänger ein. Der Empfänger muss vorher als Kunde angelegt werden.

Rechnungsfrequenz = Das ist die Zeitspanne, die seit dem Tag der letzten Rechnungserstellung vergangen sein muss, damit Kundeneinkäufe bei der aktuellen Rechnungserstellung berücksichtigt werden.
z. B.: 20 = Monatsrechnungen ; 80 = Quartalsrechnungen

Druckanzahl = möchten Sie für diesen Kunden eine abweichende Druckanzahl (wie im Systemparameter 033 hinterlegt) vornehmen, können Sie das in diesem Feld einstellen.

Vorgabe für MwSt-Ausgabe – Rechnungsdruck = hier können Sie auch, abweichend von der Grundeinstellung SP033, eine andere Einstellung vornehmen.

Diese Felder können Sie nur bei einem “Kunden” der als Gruppierung (Lieferanschrift oder Gruppierung für Sammelbelege) angelegt wurde vornehmen. (siehe Hinweis)

Druckumfang = Bei der Lieferanschrift (z. B. das Heim) kann der Druckumfang bei Nutzung der Funktion Stapelrechnung hinterlegt werden. Es kann eingestellt werden, ob Sammelbelege erzeugt und gedruckt werden sollen und ob diese mit oder ohne Artikelbezeichnung erstellt/gedruckt werden. Des weiteren ist es wählbar, ob die Einzelrechnungen sofort gedruckt werden sollen. Ist dies nicht gewünscht, werden die Rechnungen lediglich erstellt und können später über Kunden – Faktura nachgedruckt werden.
Möchten Sie den Kunden nicht auf dem Sammelbeleg aufgeführt haben setzen Sie im entsprechenden Feld den Haken.

Hinweis: Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn der Lieferanschrift mindestens ein Kunde zugeordnet ist, d. h. das bei mindestens einem weiteren Kunden die Lieferanschrift hinterlegt wurde.

Mehrwertsteuer = hier legen Sie fest ob der Kunde eine Rechnung mit MwSt oder generell ohne MwSt erhalten soll

Zahlungsziele = hier legen Sie fest bis wann der Kunde seine Rechnung begleichen soll und ob er Skonto erhält oder nicht. Die Grundeinstellung der Zahlungsziele finden Sie unter System – Systemparameter SP012.

Mahnen = wenn Sie einem Kunden eine feste Mahnstufe vorgeben möchten, dann können Sie das in diesem Feld tun (-1 = nicht mahnen, 0=mahnen, 1-3 mahnen bzw. Start der Mahnstufen). Die Mahnstufen tragen Sie unter Stammdaten – Mahnstufen ein.

Hat Ihr Kunde Bankeinzug vereinbart, tragen Sie die entsprechenden Daten in die vorgesehenen Felder ein. (Kontonummer, BLZ, BIC/IBAN)

FiBu-Kontonummer = hier hinterlegen Sie die Kontonummer der Finanzbuchhaltung damit diese über die DATEV Schnittstelle exportiert werden können.

Offene Posten = haben Sie eine Rest-/Minderzahlung an der Kasse für einen Kunden eingegeben, wird Ihnen hier die Summe der noch zu zahlenden Beträge angezeigt. (Mehr Informationen erhalten Sie in der Kasse unter erw.Suche – nur unausgeglichene Kassiervorgänge)

Kunden – Stammdaten

Kunden – Kundenstamm – F2 ändern – Registerkarte Stammdaten

In den verschiedenen Registerkarten werden die Daten der Kunden hinterlegt.
Im folgenden werden einige Felder ausführlich erklärt:

Hier geben Sie kundenspezifischen Daten wie e-Mail Adresse, Telefonnummer, Krankenkassen IK, Hausarzt, Kundenkarten-Nummer und eventuell der GP Typ (Geschäftstyp) Patient, Arzt, Mitarbeiter etc. ein.

In dem unten linken Bereich hinterlegen Sie Rabattierungen des Kunden.

PB/HD Karten- Nr. = Payback-Kartennummer oder Happy Digits
Punkteklasse = Apothekeneigenes Punktesystem (siehe SP 024)
Rabbattgruppen = Rabattierungen – die Grundeinstellung zu den Rabattgruppen finden Sie im Systemparameter SP 044

Gruppierung = hier können Sie eine Gruppierung für spätere Auswertungen oder zum erstellen von Stapelrechnungen vornehmen (Bsp. Altenheim, Mitarbeiter etc.). Legen Sie dazu vorerst einen “Kunden” an und wählen Sie in diesem Feld über die “Lupe” aus.
Art der Gruppierung = für welchen Zweck Sie die Gruppierung vornehmen legen Sie hier fest. Lieferanschrift oder Gruppierung Sammelbeleg

Die weiteren Felder sind Zuordnungen für Ihre Altenheimbelieferung.

Arzt-Nr. Dossetierung, Wohnb./Zimmer-Nr. etc…

Bemerkung = möchten Sie an der Kasse eine Information über den Kunden anzeigen lassen, können Sie diese dort eintragen.

Kunden anonymisieren/löschen

Achtung! Die Anonymisierung eines Kunden kann nicht wieder rückgängig gemacht werden!

Kunden -> Kundenstamm

Um einen Kunden zu anonymisieren bzw. zu löschen, wählen Sie im Kundenstamm den Button F3 Anonymisieren an.

Anschließend erfolgt eine Prüfung der Kundendaten zum Beispiel nach offenen Posten und nicht bezahlten Rechnungen. Falls diese vorhanden sein sollten, kann der Kunde bis zur Auflösung dieser Posten nicht anonymisiert werden.

Folgendes Fenster erscheint:

Durch Anwählen des Buttons Daten anonymisieren wird der Kunde gelöscht.

Kunden – Kundeninformation

In der Registerkarte Kundeninformationen können Sie noch weitere Informationen hinterlegen.

kein autom. Interaktionscheck/WSG Historie = möchten Sie bei einem Kunden keinen Interaktionscheck durchführen, können Sie das hier einstellen

Belieferung mit Dosetten = hier legen Sie fest, wenn dieser Kunde geblistert werden soll

Bemerkung als Hinweis in der Kasse anzeigen = soll die Bemerkung (Registerkarte Stammdaten) als Pop-Up-Fenster in der Kasse erscheinen, können Sie dies hier einstellen

Patientenetiketten automatisch drucken = möchten Sie nach dem Kassiervorgang automatisch ein Patientenetikett drucken, setzen Sie hier den Haken

Ab dem Feld 9 können Sie individuelle Zuordnungen (z.B. Mitarbeiter) für Ihre Apotheke vornehmen.
Die Einstellungen dazu nehmen Sie im Systemparameter 063 vor.

System – Systemparameter

Mit dem Button Markierte Zeile bearbeiten können Sie Ihre Kundeninformation hinterlegen und einer entsprechenden Farbe zuordnen.

Datenschutz = hier hinterlegen Sie das Datum, wann der Kunde die Datenschutzerklärung unterschrieben hat

Keine Kassenpostionen und erweiterte Stammdaten speichern = Setzen Sie hier einen Haken, wird für den Kunden keine Historie der Verkaufsdaten gespeichert.
Bei Kunden mit diesem Kennzeichen wird nach Abschluss des Kassiervorgangs die getätigte Kundenzuordnung sofort wieder aufgehoben, es sei denn, der Kassiervorgang wurde auf Zahlungsart Rechnung abgeschlossen. In diesem Fall wird die Kundenzuordnung nach Erstellung der Rechnung aufgehoben.
Zur leichteren Differenzierung werden „Kunden ohne Historie“ im Kundenstamm auf grauem Hintergrund dargestellt.

Sollte die Option bei einem Kunden mit bereits gespeicherter Historie aktiviert werden, so werden die bereits gespeicherten Daten anonymisiert.
Der Schritt ist nicht widerrufbar!!! Sollte sich ein Kunde im weiteren Verlauf dazu entscheiden, dass doch eine Historie geführt werden soll, so muss der Kunde unter neuer Kundennummer angelegt werden.

Suche Rechnungen in der Faktura

Im Menü Kunden –> Faktura

a) Suche mit der Rechnungsnummer –> F6 – Suche

–>Eingabe der Rechnungsnummer

b) mit Namen F7 – Sortierung

–> Sortierung nach Kunde/Rechnungsempfänger

dann F6 – Suche –> Eingabe des Namen

Suche nach Rechnungen –> unbezahlte und/oder bezahlte Rechnungen

Shift + F12 –> Ansicht

1x Shift + F12 –> bezahlte Rechnungen

nochmal Shift F12 –> bezahlte und unbezahlte Rechnungen

dort werden alle Rechnungen angezeigt.

Nuller-Rechnungen sind in der Faktura zu finden unter “bezahlte Rechnungen”

(je nach Einstellung des Systemparameters SP12)

Kunden, Faktura, Nuller-Rechnungen, Rechnungsnummer, Suche Rechnungen, bezahlte Rechnungen

Kasse/Auftragsbearbeitung – Reiter “Kunde”

Kasse/Auftragsbearbeitung –> Reiter Kunde

Im Kassiervorgang finden Sie im Reiter Kunde folgende Funktionen:

Anzeige des ausgewählten Kunden im Kundenstamm:

Löschung der Kundenauswahl:

Anzeige der Einkaufshistorie der letzten 6 Monate:

Vorablieferungen sind bei dem Kunden gespeichert:

Anzeige der noch offenen Rechnungen:

Der Medikationsplan kann eingescannt werden:

Umsatz-Statistik der Kundeneinkäufe

Medikationsplan erstellen

Kunden –> Medikationsplan

Bundeseinheitlicher Medikationsplan (BMP) nach §31a des SBGV

Zum Erstellen eines Medikationsplanes bitte wie folgt vorgehen:

Patient

F9 -Kunde
Geben Sie an dieser Stelle die Patientendaten ein.

F1 – Kunde neu
Kunden neu anlegen im Kundenstamm

F9 – Kundenstamm
bereits vorhandene Kundendaten übernehmen, oder Angaben des Kunden einmalig für den Medikationsplan erfassen

Parameter wie Allergien, Freitext etc. werden unter dem Kundennamen dargestellt.

F10 – OK
übernehmen

Ausdruck

Der Aussteller wird automatisch aus den Dokumentationsstammdaten SP2 genommen.

Medikationen

Medikationsblock mit F1 – Block+ hinzufügen

Bezeichnung des Medikationsblocks mit
F2 – Blockname ändern

z.B. Dauermedikation, Selbstmedikation oder als Freitext

Eingabe aus dem Artikelstamm, Dosierung, Hinweise und Gründe der Medikation
F-4 bis F-7

Eine neue leere Zeile zur Neueingabe von Medikamente über F3 – Medi+

Druck des Medikationsplans F8-Drucken

Kundenzuordnung

Ist der Medikationsplan einem Kunden aus Ihrem Kundenstamm zugeordnet, so können Sie zusätzlich Artikel aus der Einkaufshistorie des Kunden übernehmen, sowie den Medikationsplan einem Kunden speichern.

Historie F10- Historie

Hier öffnet sich die Einkaufshistorie eines gespeicherten Kunden.

Zeilen mit Shift+F10 – Markieren selektieren

Übernahme der Artikel in den Medikationsplan mit F10 – Wähle

Es können bis 5 Produkte markiert und in den Medikationsplan geholt werden.

Speicherung des Medikationsplanes beim Kunden Shift+F12 – Speichern

Das Laden des Medikationsplanes erfolgt unter F12 – Laden

Rezepturen oder Freitexte

Rezepturen oder Freitexte können am Ende eines jeweiligen Medikationsblocks verfasst werden:

Shift F5 – Typ

Hinweise wie “Täglich Blutdruck messen” oder Eingabe von Rezepturen als Freitext

eHealth Gesetz | Bundesmedikationsplan

Restzahlungen (z.B. bei Abhol- und Zustellbelegen) zusammen Bezahlen

Kassenübersicht – Beleg scannen oder F3 – Restzahl Merknummer eingeben.

Dann wählen Sie die Taste Subtotal

Über den Button Übersicht, im oberen Kassenfenster, kommen Sie zurück in die Kassenübersicht und scannen einen weiteren Beleg oder geben die Merk-Nr. über
F3 – Restzahl, des weiteren Abholbeleg, ein.

Nun öffnet sich ein weiterer Kassiervorgang.

In diesem Kassiervorgang wählen Sie nun ebenfalls den Button Subtotal und schließen nun beide Vorgänge mit Total ab.

Beide Zahlungen werden zusammengefasst und gemeinsam abgeschlossen.

Apothekendefekte auswerten

Auswertung -> Apothekendefekte

Hier können Sie anhand der Kundenbestellungen Ihre Defektquote ermitteln und entscheiden, ob es sinnvoll wäre Artikel ans Lager zu legen.

Im Auswahlbereich können Sie nun den Betrachtungszeitraum auswählen sowie die Mindestanzahl der Kundenbestellungen (Mindestdefektanzahl).
Wichtig ist hier auch das Feld “GH für Bestellung” zu befüllen, da Sie hier die Möglichkeit haben aus dieser Liste zu bestellen.

Nachdem Sie den Start- Button betätigt haben erfolgt die Auflistung sowie die Defektquote oben rechts

Über die Ihnen bekannten F- Tasten stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung, wie z. B.

dort öffnet sich der Dialog, in dem Sie Ihre Bestellmenge eintragen können.

in der Auflistung wird Ihnen die bestellte Menge in GELB angezeigt.

Sobald Sie auf die Taste F10 Buchen klicken gehen die Artikel automatisch in den von Ihnen ausgewählten Großhandelsauftrag.

Rechnungskorrektur

Kasse

Möchten Sie an einer Rechnung Veränderungen vornehmen, können Sie diese nicht an einer bereits geschrieben Rechnung durchführen, sondern müssen einen neuen Vorgang bearbeiten.

Kunden wählen – Status wählen entsprechend der geschriebenen Rechnung (GKV/GKV frei/PKV/Bar)

Artikel – Storno – Storno mit Lagerzugang?
Ja wenn der Artikel zurück gegeben wird
Nein Keine Bestandsveränderung

Total – F6 Rechnung

Danach erstellen Sie eine Rechnung im Kundenstamm.

Kunden – Kundenstamm
Kunde wählen

F6 – Rechnung

Datum bzw. Datumsbereich eingeben – Rechnungsnummer – nächste freie Rechn. Nr. Rechnung erstellen – Drucken

Die Rechnung wird nun mit einer neuen Rechnungsnummer in die Faktura gebucht und ist dort jederzeit wieder aufrufbar.