Kunden

Kunden – Kundenstamm – Cave Modul

Das CAVE Modul ermöglicht die Erkennung von patientenspezifischen Arzneimittelrisiken durch Verknüpfung der abgegebenen Arzneimittel mit den Patientendaten.
Hierzu werden patientenseitig verschiedene Merkmale hinterlegt, welche bei der Abgabe von Arzneimitteln mit den dort hinterlegten Merkmalen verglichen werden.
Der CAVE – Check unterteilt sich in vier Hauptmodule:

a)	Allergien

Erkennung und Anzeige möglicher Gegenanzeigen bedingt durch patientenseitig hinterlegten Allergien und Erkennung möglicher Kreuzallergien durch das abzugebene FAM.

b)	Erkrankungen/Diagnosen

Erkennung und Anzeige von Anwendungsbeschränkungen oder Gegenanzeigen bedingt durch patientenseitig hinterlegten Diagnosen und / oder Erkrankungen.

Alter

Erkennung und Anzeige möglicher Anwendungsbeschränkungen bedingt durch das Alter des Patienten.

d)	Geschlecht

Erkennung und Anzeige möglicher Anwendungsbeschränkungen bedingt durch das Patientengeschlecht.

Um diese einpflegen zu können, gehen Sie bitte in den Kundenstamm, wählen den entsprechenden Kunden aus und klicken auf F5 Cave.

Nun öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie die Daten einpflegen können:

Folgendes Beispiel soll Ihnen die Eingabe näher bringen:

Um zu prüfen, ob bestimmte Arzneimittel in der Schwangerschaft genommen werden dürfen, legen Sie einen Kunden “Schwangerschaft” an.

Die Einstellung erfolgt nun wie folgt:

Wenn Sie den oberen Bereich ausgefüllt haben, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Wählen Sie jetzt den Kunden Schwangerschaft in der Kasse an und geben das entsprechende Arzneimittel ein. Bei bestätigen der Total Funktion, öffnet sich folgender Dialog:

Kunden – Rechnungsdaten

**In der Registerkarte** **Rechnungsdaten** **im Kundenstamm tragen Sie alle relevanten Daten für Ihre Rechnungskunden ein.**

Rechn.-empfänger = soll die Rechnung an einen anderen Kunden ausgestellt werden, tragen Sie hier den abweichenden Rechnungsempfänger ein. Der Empfänger muss vorher als Kunde angelegt werden.

Rechnungsfrequenz = Das ist die Zeitspanne, die seit dem Tag der letzten Rechnungserstellung vergangen sein muss, damit Kundeneinkäufe bei der aktuellen Rechnungserstellung berücksichtigt werden.
z. B.: 20 = Monatsrechnungen ; 80 = Quartalsrechnungen

Druckanzahl = möchten Sie für diesen Kunden eine abweichende Druckanzahl (wie im Systemparameter 033 hinterlegt) vornehmen, können Sie das in diesem Feld einstellen.

Vorgabe für MwSt-Ausgabe – Rechnungsdruck = hier können Sie auch, abweichend von der Grundeinstellung SP033, eine andere Einstellung vornehmen.

Diese Felder können Sie nur bei einem “Kunden” der als Gruppierung (Lieferanschrift oder Gruppierung für Sammelbelege) angelegt wurde vornehmen. (siehe Hinweis)

Druckumfang = Bei der Lieferanschrift (z. B. das Heim) kann der Druckumfang bei Nutzung der Funktion Stapelrechnung hinterlegt werden. Es kann eingestellt werden, ob Sammelbelege erzeugt und gedruckt werden sollen und ob diese mit oder ohne Artikelbezeichnung erstellt/gedruckt werden. Des weiteren ist es wählbar, ob die Einzelrechnungen sofort gedruckt werden sollen. Ist dies nicht gewünscht, werden die Rechnungen lediglich erstellt und können später über Kunden – Faktura nachgedruckt werden.
Möchten Sie den Kunden nicht auf dem Sammelbeleg aufgeführt haben setzen Sie im entsprechenden Feld den Haken.

Hinweis: Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn der Lieferanschrift mindestens ein Kunde zugeordnet ist, d. h. das bei mindestens einem weiteren Kunden die Lieferanschrift hinterlegt wurde.

Mehrwertsteuer = hier legen Sie fest ob der Kunde eine Rechnung mit MwSt oder generell ohne MwSt erhalten soll

Zahlungsziele = hier legen Sie fest bis wann der Kunde seine Rechnung begleichen soll und ob er Skonto erhält oder nicht. Die Grundeinstellung der Zahlungsziele finden Sie unter System – Systemparameter SP012.

Mahnen = wenn Sie einem Kunden eine feste Mahnstufe vorgeben möchten, dann können Sie das in diesem Feld tun (-1 = nicht mahnen, 0=mahnen, 1-3 mahnen bzw. Start der Mahnstufen). Die Mahnstufen tragen Sie unter Stammdaten – Mahnstufen ein.

Hat Ihr Kunde Bankeinzug vereinbart, tragen Sie die entsprechenden Daten in die vorgesehenen Felder ein. (Kontonummer, BLZ, BIC/IBAN)

FiBu-Kontonummer = hier hinterlegen Sie die Kontonummer der Finanzbuchhaltung damit diese über die DATEV Schnittstelle exportiert werden können.

Offene Posten = haben Sie eine Rest-/Minderzahlung an der Kasse für einen Kunden eingegeben, wird Ihnen hier die Summe der noch zu zahlenden Beträge angezeigt. (Mehr Informationen erhalten Sie in der Kasse unter erw.Suche – nur unausgeglichene Kassiervorgänge)

Kunden/Kundenstamm: Zeitraum der Kundeneinkäufe ändern

Wenn Sie den Zeitraum für alle Kunden anpassen möchten, so dass Ihnen nur die Einkäufe des letzten Jahres angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:

Sie wählen einen Kunden an und gehen auf F4 Einkäufe

Hier geben Sie das gewünschte Startdatum ein und starten die Auflistung.

Nun wählen Sie bitte die Shift Taste + F1 Startdatum an.

Jetzt wird bei allen Kunden das Startdatum angepasst.

Kunden – Stammdaten

Kunden – Kundenstamm – F2 ändern – Registerkarte Stammdaten

In den verschiedenen Registerkarten werden die Daten der Kunden hinterlegt.
Im folgenden werden einige Felder ausführlich erklärt:

Hier geben Sie kundenspezifischen Daten wie e-Mail Adresse, Telefonnummer, Krankenkassen IK, Hausarzt, Kundenkarten-Nummer und eventuell der GP Typ (Geschäftstyp) Patient, Arzt, Mitarbeiter etc. ein.

In dem unten linken Bereich hinterlegen Sie Rabattierungen des Kunden.

PB/HD Karten- Nr. = Payback-Kartennummer oder Happy Digits
Punkteklasse = Apothekeneigenes Punktesystem (siehe SP 024)
Rabbattgruppen = Rabattierungen – die Grundeinstellung zu den Rabattgruppen finden Sie im Systemparameter SP 044

Gruppierung = hier können Sie eine Gruppierung für spätere Auswertungen oder zum erstellen von Stapelrechnungen vornehmen (Bsp. Altenheim, Mitarbeiter etc.). Legen Sie dazu vorerst einen “Kunden” an und wählen Sie in diesem Feld über die “Lupe” aus.
Art der Gruppierung = für welchen Zweck Sie die Gruppierung vornehmen legen Sie hier fest. Lieferanschrift oder Gruppierung Sammelbeleg

Die weiteren Felder sind Zuordnungen für Ihre Altenheimbelieferung.

Arzt-Nr. Dossetierung, Wohnb./Zimmer-Nr. etc…

Bemerkung = möchten Sie an der Kasse eine Information über den Kunden anzeigen lassen, können Sie diese dort eintragen.

Kunden anonymisieren/löschen

Achtung! Die Anonymisierung eines Kunden kann nicht wieder rückgängig gemacht werden!

Kunden -> Kundenstamm

Um einen Kunden zu anonymisieren bzw. zu löschen, wählen Sie im Kundenstamm den Button F3 Anonymisieren an.

Anschließend erfolgt eine Prüfung der Kundendaten zum Beispiel nach offenen Posten und nicht bezahlten Rechnungen. Falls diese vorhanden sein sollten, kann der Kunde bis zur Auflösung dieser Posten nicht anonymisiert werden.

Folgendes Fenster erscheint:

Durch Anwählen des Buttons Daten anonymisieren wird der Kunde gelöscht.

Kunden – Kundeninformation

In der Registerkarte Kundeninformationen können Sie noch weitere Informationen hinterlegen.

kein autom. Interaktionscheck/WSG Historie = möchten Sie bei einem Kunden keinen Interaktionscheck durchführen, können Sie das hier einstellen

Belieferung mit Dosetten = hier legen Sie fest, wenn dieser Kunde geblistert werden soll

Bemerkung als Hinweis in der Kasse anzeigen = soll die Bemerkung (Registerkarte Stammdaten) als Pop-Up-Fenster in der Kasse erscheinen, können Sie dies hier einstellen

Patientenetiketten automatisch drucken = möchten Sie nach dem Kassiervorgang automatisch ein Patientenetikett drucken, setzen Sie hier den Haken

Ab dem Feld 9 können Sie individuelle Zuordnungen (z.B. Mitarbeiter) für Ihre Apotheke vornehmen.
Die Einstellungen dazu nehmen Sie im Systemparameter 063 vor.

System – Systemparameter

Mit dem Button Markierte Zeile bearbeiten können Sie Ihre Kundeninformation hinterlegen und einer entsprechenden Farbe zuordnen.

Datenschutz = hier hinterlegen Sie das Datum, wann der Kunde die Datenschutzerklärung unterschrieben hat

Keine Kassenpostionen und erweiterte Stammdaten speichern = Setzen Sie hier einen Haken, wird für den Kunden keine Historie der Verkaufsdaten gespeichert.
Bei Kunden mit diesem Kennzeichen wird nach Abschluss des Kassiervorgangs die getätigte Kundenzuordnung sofort wieder aufgehoben, es sei denn, der Kassiervorgang wurde auf Zahlungsart Rechnung abgeschlossen. In diesem Fall wird die Kundenzuordnung nach Erstellung der Rechnung aufgehoben.
Zur leichteren Differenzierung werden „Kunden ohne Historie“ im Kundenstamm auf grauem Hintergrund dargestellt.

Sollte die Option bei einem Kunden mit bereits gespeicherter Historie aktiviert werden, so werden die bereits gespeicherten Daten anonymisiert.
Der Schritt ist nicht widerrufbar!!! Sollte sich ein Kunde im weiteren Verlauf dazu entscheiden, dass doch eine Historie geführt werden soll, so muss der Kunde unter neuer Kundennummer angelegt werden.

Botenliste

Sie erstellen in der Vorgangsübersicht Kasse mit F1 Neu oder Anwählen Ihrer Bedienernummer einen neuen Kassiervorgang und geben die verschriebenen bzw. gewünschten Artikel ein.

Mit dem Button Abholer/Bote markieren Sie die Artikel, die noch geliefert und/oder bezahlt werden müssen.

Diese werden daraufhin olivgrün in der Spalte Anzahl dargestellt:

Durch Betätigen des Buttons Total gelangen Sie in folgendes Fenster:

Nachdem Sie F12 Zustellbelege gewählt haben, geben Sie im darauf folgendem Fenster den Kunden mit Namen und Adresse ein oder übernehmen einen bereits bestehenden Kunden aus Ihrem Kundenstamm.

Nach Abschluss des Kassiervorgangs durch Wählen der Zahlart wird der Vorgang automatisch in die Botenliste überstellt.

In die Botenliste gelangen Sie über den Menüpunkt Kunde -> Botenliste.

Mit dem Button F3 BuKenn (= Buchungskennzeichen) setzen Sie bei den Vorgängen, die auf der Botenliste aufgelistet werden sollen, das Buchungskennzeichen “Z” (=Zustellung).

Um die Botenliste zu erstellen, wählen Sie F8 Drucken und bestätigen das folgende Fenster mit “Drucken”.

Zum Abschluss der Botenliste wählen Sie F10 Buchen.

Wenn Sie daraufhin oder zu einem späterem Zeitpunkt die Botenliste nochmal anrufen, sind die Vorgänge, die Sie zuvor mit dem Buchungskennzeichen “Z” markierten, nun mit dem Buchungskennzeichen “X” (= zugestellt) hinterlegt.

Durch Wählen der Taste F4 Bu X -> L werden diese Vorgänge mit dem Buchungskennzeichen “L” (= löschen) versehen und durch Abschluss über F10 Buchen aus der Botenliste gelöscht.

Zusatz

Um die automatische Überstellung der Kassiervorgänge in die Botenliste zu aktivieren, müssen Sie unter System -> Systemparameter -> Systemparameter 040b Kassenkonfiguration (Fortsetzung) den Punkt “Übertragung von Zustellbelegen in die Botenliste” aktivieren und mit dem Button Parametereinstellungen speichern übernehmen.

Ansonsten haben Sie die Möglichkeit in der Botenliste die Taste F6 Merknummer zu wählen, um anhand von Merknummern Kassiervorgänge manuell der Botenliste hinzuzufügen.

Bonuspunkte

Möchten Sie mit apothekeneigenen Bonuspunkten arbeiten, so können Sie dies wie folgt aktivieren:

System – Systemparameter – P024

Hier legen Sie fest auf welche Artikel und bei welchem Status die Punkte vergeben werden sollen und wie viel Cent ein Rabattpunkt wert ist.

Diese Rabattpunkte hinterlegen Sie nun bei Ihrem Kunden im Kundenstamm.

Kunden – Kundenstamm – F2 ändern

An der Kasse wird dem Kunden für seinen Einkauf Bonuspunkte vergeben. (siehe “dunkelblaue Zeile”)

In diesem Beispiel wären das 697 Bonuspunkte.

Möchten Sie beim nächsten Einkauf Bonuspunkte einlösen, wählen Sie die “dunkelblaue Zeile” aus und die Punkte werden direkt im Kassiervorgang abgezogen.

Kunden anlegen

Kunden – Kundenstamm

Sie haben zwei Möglichkeiten um einen neuen Kunden anzulegen.

Möglichkeit: Mit der Taste F1 Neu öffnet sich folgende Maske:

Hier tragen Sie zuerst eine freie Kundennummer ein und können dann die Adresse etc. eingeben. Mit dem Button Sichern wird der Kunde angelegt.

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2. Möglichkeit: Mit dem Button Shift + F1 Freie öffnet sich die nachfolgende Maske und es wird automatisch die nächste freie Kundennummer vorgegeben.

Auch hier füllen Sie die Kundendaten mit den Informationen und speichern diese mit dem Button Sichern.

Rechnung bar bezahlen

Rechnung bar bezahlen in der Kasse

Kasse/Auftragsbearbeitung –> Kassiervorgang öffnen -> Eingabe des Kunden, der die Rechnung bezahlt

Links oben über dem Kundennamen erscheint das Feld Rechnung, welches blinkt, wenn der Kunde offene/nicht bezahlte Rechnungen hat.

Dieses Feld mit Doppelklick anwählen und aus dem sich öffnenden Fenster, die Rechnungen auswählen, die bezahlt werden sollen.

Mit ENTER oder

die Auswahl in den KV übernehmen.

Der KV wird mit TOTAL und BAR oder EC/KARTE zum Bezahlen abgeschlossen.