Suche Rechnungen in der Faktura

Im Menü   Kunden –> Faktura 

a) Suche mit der Rechnungsnummer –> F6 – Suche

–>Eingabe der Rechnungsnummer

b) mit Namen    F7 – Sortierung

         –> Sortierung nach Kunde/Rechnungsempfänger      

 

dann F6 – Suche  –> Eingabe des Namen

Suche nach Rechnungen –> unbezahlte und/oder bezahlte Rechnungen

Shift + F12 –> Ansicht

 

1x Shift + F12 –> bezahlte Rechnungen

nochmal Shift F12 –> bezahlte und unbezahlte Rechnungen

dort werden alle Rechnungen angezeigt.

Nuller-Rechnungen sind in der Faktura zu finden unter “bezahlte Rechnungen” 

(je nach Einstellung des Systemparameters SP12)

Kunden, Faktura, Nuller-Rechnungen, Rechnungsnummer, Suche Rechnungen, bezahlte Rechnungen

Rechnungslayout Ausweis USt auf Rechnungen

Mit Update 3.84 wird auf die in Rechnungen enthaltenen geleisteten Zuzahlungen keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen, Grund s. Anhang 1.
Voraussetzung für diese Ausgabe ist die Voreinstellung im Systemparameter 033a bzw. die beim Kunden in den Rechnungsdaten hinterlegte Einstellung:

Einige Apotheken gehen nun scheinbar davon aus, dass für die geleistete Zuzahlung die an das Finanzamt abführende Umsatzsteuer in aposoft nicht erfasst wird.
Beispiel:

Bruttobetrag: 12,36€ ausgewiesene MwSt von 2,36€ = 0,38€, hier die nicht von der Kasse übernommene Festbetragsdifferenz.
Die von der Apotheke zu entrichtende USt ergibt sich jedoch aus dem Verkaufspreisen der abgegebenen Artikel im Beispiel
12,36€, also 1,97€

Der in der Buchhaltung als Erlös zu buchende Betrag ist also nicht der Rechnung, sondern dem Rechnungsausgangsbuch zu entnehmen.

Die beschriebene Vorgehensweise wird bereits schon immer auf dem Kassenbon angewendet.
Auch in diesem Fall ist der USt relevante Erlös 12,36€ und nicht 2,36€. Buchungsgrundlage in diesem Fall ist nicht der Bon, sondern der im Kassenabschluss ausgewiesene Betrag unter Kassenbuchungen (Bruttobeträge)

Die beschriebene Vorgehensweise entspricht nun auch bei Rechnungen den in Anhang 1 genannten gesetzlichen Vorschriften.
Auf die im Anhang beschriebene Möglichkeit haben wir im Updateschreiben vom 01.04.2009 bereits hingewiesen (Anhang 2.).
Die Buchungsproblematik der Apotheke lässt sich durch Nutzung der Datev-Schnittstelle einfach beheben. Die Daten können darüber korrekt im Steuerbüro oder Buchungsprogrammen mit Datev-Schnitstelle eingelesen werden.

Umsatzsteuerausweis auf Zuzahlungsquittungen und Rechnungen von Apotheken

Bonn-

Wenn Apotheken Medikamente an gesetzlich Versicherte über den Ladentisch abgeben, dann nimmt der Steuerlaie an, er werde direkt von der Apotheke an den Patienten geliefert. Die ist im steuerlichen Sinne aber nicht so.
Aufgrund der sog. “Sach- und Dienstleistungsprinzips” erhält der Versicherte die ärztlich verschriebenen Medikamente nicht von der Apotheke, sondern unmittelbar von der gesetzlichen Krankenkasse. Die vom Patienten geleistete Zuzahlung stellt umsatzsteuerlich ein “Entgelt von dritter Seite” dar. In dieser Konstellation verbergen sich erhebliche umsatzsteuerliche Risiken, wenn die Apotheke eine falsche Rechnung an den Patienten ausstellt, denn dann wird die Umsatzsteuer hieraus “als Strafe” zusätzlich geschuldet (im Ergebnis also zweimal).
Dass der Fiskus keinen Schaden hat, weil dem Patienten kein Vorsteuerabzug zusteht, ist dabei völlig unerheblich. Spätere Heilung bringt nur eine Rechnungskorrektur. Fällt das alles erst nach Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamtes auf, verbleibt zumindest ein Zinsschaden von 6 %, von der “peinlichen” Rechnungskorrektur ganz zu schweigen, falls das überhaupt noch praktisch möglich ist.

Rechtslage

Weil der Patient im umsatzsteuerlichen Sinne nicht der Leistungsempfänger ist, muss in der Abrechnung der Apotheke die Krankenkasse als Leistungsempfänger angegeben werden. Wird das versäumt, gibt es zu unterscheiden :
So stellen Rechnungen über Zuzahlungen regelmäßig Kleinbetragsrechnungen dar, da sie 150€ nicht überschreiten. Fehlt der Hinweis des rechtmäßigen Leistungsempfängers, ergibt sich aus der Versäumnis kein Schaden, denn bei solch niedrigen Beträgen stellt die Angabe des vollständigen Namens und der Anschrift des Leistungsempfängers keine Pflicht dar. Die Umsatzsteuer wird zusätzlich geschuldet (§14c Abs.2 UStG).
Für Hörgeräteakustiker und Augenoptiker wurde eine Nichtbeanstandungsregelung eingeführt; das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ausdrücklich darauf hingewiesen, das eine solche für Apotheken nicht existiert.

Heilung

Das BMF führt weiter aus, dass die Apotheke aber bis zu einer möglichen Umstellung der elektronischen Abrechnungssysteme selbst eine Entwertung durchführen kann.
Durch den Zusatz “Leistungsempfänger ist die Krankenkasse; diese Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug” kann das Entstehen einer zusätzlichen Umsatzsteuer verhindert werden, denn dadurch verliert das Dokument seinen Rechnungscharakter.

Das Schreiben des BMF vom 08.12.2009 (IVB 8-S-7283/09/10001) ist nicht nur von Apotheken zu beachten, sondern betrifft alle Unternehmen, die Zuzahlungen erhalten (z.B. Hörgeräteakustiker, Augenoptiker, Orthopädie- Techniker). Entscheidend für die Verhinderung des unberechtigten Ausweises von Umsatzsteuer in diesen Fällen ist alleine, dass die Abrechnung über die Zuzahlung so gestaltet ist, dass sie dem Versicherten theoretisch einen Vorsteuerabzug nicht ermöglicht.
Dies kann auch dadurch erreicht werden, dass auf einem Ausweis der Umsatzsteuer verzichtet wird

Diplom-Finanzwirt (FH) / Steuerberater Michael Mittmann, Bonn
Zum Autor:
Steuerberater Mittmann ist schwerpunktmäßig in der Beratung von Freiberuflern tätig. Sollten Sie Fragen und/oder Anregungen zu den von Herrn Mittmann aufgeworfenen Fragestellungen haben, wenden Sie sich bitte unmittelbar an Herrn Mittmann unter:
mmittmann@netcologne.de
Inhaltlich Verantwortlicher gemäß § 55 II RStV:
Rechtsanwalt Dr. Robert Kazemi
www.heilberuferecht.eu

Anhang 2

Weener, 25.03.2009

Sehr geehrte Damen und Herren,

diese Sendung enthält auch die aktuelle Version 2.87 von APOSOFT. Der Installationsassistent wird gestartet, indem die CD eingelegt wird (falls Sie CDs auf dem Postweg erhalten) bzw. den Menüpunkt Installationsassistenten starten wählen, der über die Menüs System / Service / Online-CD erreichbar ist (falls Sie die Daten aus dem Internet durch die Funktion Online-CD erhalten). Die neue Programmversion wird durch Auswahl des Knopfes Installation Programmupdate APOSOFT installiert. Die Installation besteht aus einer Vorinstallation und der eigentlichen Programminstallation, die im Anschluss an die Vorinstallation automatisch gestartet wird. Im Anschluss daran beenden Sie den Installationsassistenten und übernehmen wie gewohnt mit Hilfe der Kombinierten Aktualisierung die auf der (Online)-CD enthaltenen Daten auf Ihr System

Neuerungen im Programm.

Wir wurden von der Treuhand sowie einigen anderen Steuerberatungsgesellschaften auf den Umstand hingewiesen, dass es seit kurzem nicht mehr statthaft ist, dass auf Belegen für Kunden Umsatzsteuern auf Rezeptanteile ausgewiesen werden. Dabei gehen die Finanzverwaltungen davon aus, dass nicht die Patienten, sondern die Krankenkassen Leistungsempfänger für die Arzneimittel sind. Die Argumentation der Finanzverwaltungen ist folgende: der monatliche Umsatzsteuerausweis für den GKV-Umsatz und somit auch für die Patientenzuzahlungen erfolgt regelmäßig über die jeweilige Apothekenverrechnungsstelle. Wird die Umsatzsteuer zusätzlich auf einer dem Patienten ausgehändigten Quittung ausgewiesen, handelt es sich um eine unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer, die gemäß §14c Abs.2 S.2 UStG dann auch an das Finanzamt abzuführen ist. Wir haben den Ausweis der Umsatzsteuer demzufolge entsprechend angepasst. Während die Erkennung von Patientenanteilen bei Kassenbons relativ einfach ist, ist dies auf Rechnungen schon durch die mögliche Bearbeitungsmöglichkeit von Rechnungen ungleich schwerer. Bereits bisher konnte bei Rechnungen ausgewählt werden, ob eine Rechnung (oder viele Rechnungen beim Druck im Stapel) mit Brutto- oder mit Nettosummen ausgegeben werden sollte. Im Systemparameter 033a Ausdrucke Faktura war ein Vorschlag einstellbar. Nun bestehen vor dem Ausdruck von einer oder mehreren Rechnungen unter MwSt-Ausweis 3 Wahlmöglichkeiten: 1) Bruttobeträge ohne MwSt-Ausweis, 2) Bruttobeträge mit MwSt-Ausweis und schließlich 3) Nettobeträge mit MwSt-Ausweis. Da Privatpersonen vom Ausweis der Umsatzsteuer ohnehin keinen Vorteil haben (egal, ob es sich um Rezeptanteile, rezeptfreie Einkäufe oder Privatrezepte handelt) empfehlen wir Ihnen, zukünftig die 1. Variante zu verwenden und lediglich bei Rechnungen an Umsatzsteuerabzugsberechtigte wie Firmen die 3. Variante anzuwenden. Dies ist der einfachste Weg mit den wenigsten Fallstricken bei steuerlichen Außenprüfungen durch die Finanzverwaltungen. Die Installationsroutine setzt automatisch o.g. Variante 1) als Standard ein.


Rechnung, MwSt, Layout, Faktura, Rezeptgebühr

DATEV Schnittstelle für FiBu-Export einrichten

Schnittstelle für Export FiBu im DATEV-Format

ab 2017 gibt es eine Schnittstellen-Änderung für den Datev-Export. Dieser wird wie folgt eingerichtet:

System –> Systemparameter –> P039

Exporteinstellungen auf DATEV einstellen

Datev-Export ab 2017:
Zugangsdaten wie Beraternummer und Mandantennummer beim Steuerberater erfragen.

Beginn des aktuellen Wirtschaftsjahres eintragen. Das Wirtschaftsjahr MUSS jedes Jahr erneut eingetragen werden.


Datev-Schnittstelle, ab 2018,  Export FiBu, Kassenbuch, Faktura

Einzelrechnung erstellen

Kunden -> Kundenstamm

Rufen Sie den Kunden im Kundenstamm auf und selektieren Sie diesen mit dem Leuchtbalken.

Wählen Sie die Taste F6 Rechnungen und folgender Dialog öffnet sich:

Grenzen Sie hier das Datum ein und klicken auf den Button “nächste freie Rechn.Nr.”

 

 

Wenn alle Eingaben korrekt sind klicken Sie auf “Rechnung erstellen”

 

Der Dialog Rechnungsdruck öffnet sich, wo Sie noch weitere Auswahl-möglichkeiten haben, die über das Listenfeld bzw. über die Kontroll-kästchen auszuwählen sind.

 

 

 

 

 

 

Mit der Betätigung des Buttons “Drucken” erfolgt der Ausdruck über Ihren Listendrucker in DIN A 4 Format.

Eine letzte Abfrage erfolgt, die Sie nach ihrer Arbeitsvorgehensweise bestätigen.

 

 

Die erstellte Rechnung finden Sie jetzt in Kunden -> Faktura wieder.


Faktura, Einzel Rechnung, Rechnung, Kundenstamm, Rechnung

Rechnung erneut drucken

Haben Sie eine Rechnung verlegt oder im Drucker nicht ausreichend Papier und müssen daher Ihre Rechnung nochmal drucken, gehen sie wie folgt vor:

Kunden -> Faktura

F4 – Drucken

nun erscheint folgender Dialog den Sie aus dem erstellen einer Einzel- Stapelrechnung kennen.

über den Button “Drucken” wird die ausgewählte Rechnung über den Listendrucker gedruckt.

Rechnungskorrektur

Kasse

Möchten Sie an einer Rechnung Veränderungen vornehmen, können Sie diese nicht an einer bereits geschrieben Rechnung durchführen, sondern müssen einen neuen Vorgang bearbeiten.

Kunden wählen – Status wählen entsprechend der geschriebenen Rechnung (GKV/GKV frei/PKV/Bar)

 

Artikel – Storno – Storno mit Lagerzugang?
Ja wenn der Artikel zurück gegeben wird
Nein Keine Bestandsveränderung

   Total – F6 Rechnung

Danach erstellen Sie eine Rechnung im Kundenstamm.

Kunden – Kundenstamm
Kunde wählen

F6 – Rechnung            

Datum bzw. Datumsbereich eingeben –  Rechnungsnummer – nächste freie Rechn. Nr. Rechnung erstellen – Drucken

Die Rechnung wird nun mit einer neuen Rechnungsnummer in die Faktura gebucht und ist dort jederzeit wieder aufrufbar.

Erstellung des SEPA Exports

Die Erstellung der Sepa-Datei

in der Faktura unter Shift+F11

 

 

 

Abfrage zur weiteren Bearbeitung bestätigen.

unter   System –> Datenimport und -Export  –> SEPA-Lastschriften aufrufen.

Eingrenzung der Daten für die Erstellung der Sepa-Datei ins Bankprogramm

Pfad-Erstellung und Datei-Erzeugung

Anschließend die Datei für die Archivierung speichern.

 

 

Mahnungstexte anlegen

Stammdaten –> Mahnungstexte

Wenn Sie mit dem Modul “offene Posten Faktura” arbeiten, haben Sie die Möglichkeit Mahnungen zu erstellen. Dazu ist es notwendig Mahnungstexte als Vorlage zu hinterlegen.

Sobald Sie den Punkt angewählt haben öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Mahnstufe auswählen können, die Sie bearbeiten möchten.

 

Durch Auswahl des Buttons “Mahnungstexte bearbeiten” können Sie im folgenden Fenster die Datenfelder mit Ihren individuellen Texten befüllen.
(Der Text im unten aufgeführten Beispiel entspricht keiner gesetzlichen Norm und ist frei von uns gewählt worden.)

Mit bestätigen des OK-Buttons ist der Text in der zuvor gewählten Mahnstufe gespeichert. Sie können nun Ihre individuellen Texte für weitere Mahnstufen einpflegen.


Faktura, Mahnung, Mahnungstexte, Rechnung