Kunden – Rechnungsdaten

In der Registerkarte Rechnungsdaten im Kundenstamm tragen Sie alle relevanten Daten für Ihre Rechnungskunden ein.

Rechn.-empfänger = soll die Rechnung an einen anderen Kunden ausgestellt werden, tragen Sie hier den abweichenden Rechnungsempfänger ein. Der Empfänger muss vorher als Kunde angelegt werden.

Rechnungsfrequenz = Das ist die Zeitspanne, die seit dem Tag der letzten Rechnungserstellung vergangen sein muss, damit Kundeneinkäufe bei der aktuellen Rechnungserstellung berücksichtigt werden.
z. B.: 20 = Monatsrechnungen ; 80 = Quartalsrechnungen

Druckanzahl = möchten Sie für diesen Kunden eine abweichende Druckanzahl (wie im Systemparameter 033 hinterlegt) vornehmen, können Sie das in diesem Feld einstellen.

Vorgabe für MwSt-Ausgabe – Rechnungsdruck = hier können Sie auch, abweichend von der Grundeinstellung SP033, eine andere Einstellung vornehmen.

Diese Felder können Sie nur bei einem “Kunden” der als Gruppierung (Lieferanschrift oder Gruppierung für Sammelbelege) angelegt wurde vornehmen. (siehe Hinweis)

Druckumfang = Bei der Lieferanschrift (z. B. das Heim) kann der Druckumfang bei Nutzung der Funktion Stapelrechnung hinterlegt werden. Es kann eingestellt werden, ob Sammelbelege erzeugt und gedruckt werden sollen und ob diese mit oder ohne Artikelbezeichnung erstellt/gedruckt werden. Des weiteren ist es wählbar, ob die Einzelrechnungen sofort gedruckt werden sollen. Ist dies nicht gewünscht, werden die Rechnungen lediglich erstellt und können später über Kunden – Faktura nachgedruckt werden.
Möchten Sie den Kunden nicht auf dem Sammelbeleg aufgeführt haben setzen Sie im entsprechenden Feld den Haken.

Hinweis: Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn der Lieferanschrift mindestens ein Kunde zugeordnet ist, d. h. das bei mindestens einem weiteren Kunden die Lieferanschrift hinterlegt wurde.

Mehrwertsteuer = hier legen Sie fest ob der Kunde eine Rechnung mit MwSt oder generell ohne MwSt erhalten soll

Zahlungsziele = hier legen Sie fest bis wann der Kunde seine Rechnung begleichen soll und ob er Skonto erhält oder nicht. Die Grundeinstellung der Zahlungsziele finden Sie unter System – Systemparameter SP012.

Mahnen = wenn Sie einem Kunden eine feste Mahnstufe vorgeben möchten, dann können Sie das in diesem Feld tun (-1 = nicht mahnen, 0=mahnen, 1-3 mahnen bzw. Start der Mahnstufen). Die Mahnstufen tragen Sie unter Stammdaten – Mahnstufen ein.

Hat Ihr Kunde Bankeinzug vereinbart, tragen Sie die entsprechenden Daten in die vorgesehenen Felder ein. (Kontonummer, BLZ, BIC/IBAN)

FiBu-Kontonummer = hier hinterlegen Sie die Kontonummer der Finanzbuchhaltung damit diese über die DATEV Schnittstelle exportiert werden können.

Offene Posten = haben Sie eine Rest-/Minderzahlung an der Kasse für einen Kunden eingegeben, wird Ihnen hier die Summe der noch zu zahlenden Beträge angezeigt. (Mehr Informationen erhalten Sie in der Kasse unter erw.Suche – nur unausgeglichene Kassiervorgänge)


Kunden – Stammdaten

Kunden Kundenstamm F2 ändern – Registerkarte Stammdaten

In den verschiedenen Registerkarten werden die Daten der Kunden hinterlegt.
Im folgenden werden einige Felder ausführlich erklärt:

Hier geben Sie kundenspezifischen Daten wie e-Mail Adresse, Telefonnummer, Krankenkassen IK, Hausarzt, Kundenkarten-Nummer und eventuell der GP Typ (Geschäftstyp) Patient, Arzt, Mitarbeiter etc. ein.


In dem unten linken Bereich hinterlegen Sie Rabattierungen des Kunden.

PB/HD Karten- Nr. = Payback-Kartennummer oder Happy Digits
Punkteklasse = Apothekeneigenes Punktesystem (siehe SP 024)
Rabbattgruppen = Rabattierungen – die Grundeinstellung zu den Rabattgruppen finden Sie im Systemparameter SP 044

Gruppierung = hier können Sie eine Gruppierung für spätere Auswertungen oder zum erstellen von Stapelrechnungen vornehmen (Bsp. Altenheim, Mitarbeiter etc.). Legen Sie dazu vorerst einen “Kunden” an und wählen Sie in diesem Feld über die “Lupe” aus.
Art der Gruppierung = für welchen Zweck Sie die Gruppierung vornehmen legen Sie hier fest. Lieferanschrift oder Gruppierung Sammelbeleg

Die weiteren Felder sind Zuordnungen für Ihre Altenheimbelieferung.

Arzt-Nr. Dossetierung, Wohnb./Zimmer-Nr. etc…

Bemerkung = möchten Sie an der Kasse eine Information über den Kunden anzeigen lassen, können Sie diese dort eintragen.

Kasse/Auftragsbearbeitung: Reiter Vorgang – Aut-Idem

In dem Reiter Standard in der Kasse/Auftragsbearbeitung können Sie sich mit dem Button AutIdem die Vergleichspräparate nach der Aut-Idem-Regelung (§ 129 SGBV) auflisten lassen.

Der Button wird nur dann angeboten, wenn es sich um einen Aut-idem Artikel handelt.
In dem Auswahlfenster werden die Artikel sortiert nach dem Verkaufpreis angezeigt.
In der oberen Zeile wird der Ausgangsartikel angezeigt. Eine farbliche Hervorhebung in der Spalte VK-Preis (schwarzgrün) weist darauf hin, dass sich der Artikel im unteren Preisdrittel befindet.

Ganz rechts sehen Sie auch Informationen zur Online-Verfügbarkeitsanfrage, die über die Schaltfläche ‘Online VA‘ abgerufen werden.

Möchten Sie entsprechend der Aut-Idem-Regelung den verordneten Artikel ersetzen, können Sie diesen mit dem Button wählen in die Kasse übernehmen.

Mit den Button F6 Statistik können Sie sich die Ein- und Verkäufe des Artikels anzeigen lassen und mit dem Button F8 ABDA die ABDA Datenbank.

Haben Sie einen Rabattartikel ausgewählt, werden Ihnen die abgabefähigen Vertragsartikel nach der WSG-Regelung angezeigt.

Rezepturen – Erklärung Übersicht

Gespeicherte Rezepturen rufen Sie vom Hauptmenü Rezepturen oder in der Kasse über den Button Rezeptur auf.

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In dem Suchfeld können Sie nach der Rezepturbezeichnung suchen. Um die Suche zu erleichtern haben Sie die Möglichkeit mit dem * eine Jokersuche zu starten. Mehrere Suchelemente können mit dem Stern getrennt werden.

PZN= eine PZN ist mit dieser Rezeptur verknüpft ist (siehe Verknüpfungen von Rezepturen mit apothekeneigenen Artikeln)
Rezepturbezeichnung= zeigt Ihnen den Namen, den Sie beim Anlegen gewählt haben
VK= letzter VK Preis
Datum= letztes Zugriffsdatum
Etikett= ist dieses Feld gefüllt, ist ein Etikett zu dieser Rezeptur gespeichert

F1 Neu = Anlegen einer neuen Rezeptur
F2 Öffnen= zum Öffnen der aktuellen Rezeptur
F3 Löschen
F6 PZN=Verknüpfung mit einer PZN
F8 Doku= Dokumentationen 
F12 Alk. Rechner= Alkohol Rechner

Shift + F6 entf = Verknüpfung zu einer PZN entfernen
Shift + F12 NeuKalk= alle Rezepturen werden neu kalkuliert

Alle gespeicherten Rezepturen werden neu berechnet.


Eingabe von Rezepturen

In dem Menüpunkt Rezepturen werden Ihnen die gespeicherten Rezepturen angezeigt:

Möchten Sie eine neue Rezeptur taxieren beginnen Sie mit dem Button F1 Neu.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten Ihre Berechnung zu beginnen:

  1. F2 Hilftaxe: hier erscheinen die von der Hilfstaxe gelieferten Substanzen und die Gefäße.
  2. F4 ArtStamm: ermöglicht Ihnen ein Fertigarzneimittel in die Rezeptur zu verarbeiten, in diesem Falle wird die komplette Packung zur Berechnung herangezogen.

Wählen Sie nun über den Leuchtbalken eine Substanz aus und geben Sie die Menge Ihrer Rezeptur ein.

So verfahren Sie weiter bis Sie alle Substanzen in die Taxation eingegeben habe. Beim letzten Artikel haben Sie die Möglichkeit bei der Stoffmenge einen Haken im Feld Ad zu setzen und Ihre Gesamtmenge einzugeben.

Auch die Gefäße werden Ihnen in der Hilfstaxe angezeigt und werden über die gleiche vorgehensweise übernommen.

Nicht aufgeführte Substanzen in der Hilfstaxe können Sie über den Button F2 anlegen.

Wählen Sie nun über F4 oder durch Eingabe der PZN den Artikel aus. Füllen Sie nun die gewünschten Felder aus, bis Sie den Button Speichern anwählen können. Nun ist der Artikel für die Zukunft in der Hilfstaxe aufgenommen.

Hat der Arikel keine Preisangabe können Sie den EK über den Button F9 PreisKalk als kalk. EK gespeichert werden.
HINWEIS: Diese Preise müssen ggf. überprüft werden, da diese nicht über die Preisänderung aktualisiert werden!

Mit dem Button F8 Zuschlag geben Sie nun ein welche Rezeptur Sie angefertigt haben und Ihre Rezeptur ist fertig taxiert.

Den Rezepturzuschlag finden Sie unter F8 Zuschlag

Mit dem Button F10 Speichern können Sie diese Rezeptur in der Rezeptur-Übersicht speichern.

Kunden – Kundeninformation

In der Registerkarte Kundeninformationen können Sie noch weitere Informationen hinterlegen.

kein autom. Interaktionscheck/WSG Historie = möchten Sie bei einem Kunden keinen Interaktionscheck durchführen, können Sie das hier einstellen

Belieferung mit Dosetten = hier legen Sie fest, wenn dieser Kunde geblistert werden soll

Bemerkung als Hinweis in der Kasse anzeigen = soll die Bemerkung (Registerkarte Stammdaten) als Pop-Up-Fenster in der Kasse erscheinen, können Sie dies hier einstellen

Patientenetiketten automatisch drucken = möchten Sie nach dem Kassiervorgang automatisch ein Patientenetikett drucken, setzen Sie hier den Haken

Ab dem Feld 9 können Sie individuelle Zuordnungen (z.B. Mitarbeiter) für Ihre Apotheke vornehmen.
Die Einstellungen dazu nehmen Sie im Systemparameter 063 vor.

System – Systemparameter

Mit dem Button Markierte Zeile bearbeiten können Sie Ihre Kundeninformation hinterlegen und einer entsprechenden Farbe zuordnen.

Datenschutz = hier hinterlegen Sie das Datum, wann der Kunde die Datenschutzerklärung unterschrieben hat

Keine Kassenpostionen und erweiterte Stammdaten speichern = Setzen Sie hier einen Haken, wird für den Kunden keine Historie der Verkaufsdaten gespeichert.
Bei Kunden mit diesem Kennzeichen wird nach Abschluss des Kassiervorgangs die getätigte Kundenzuordnung sofort wieder aufgehoben, es sei denn, der Kassiervorgang wurde auf Zahlungsart Rechnung abgeschlossen. In diesem Fall wird die Kundenzuordnung nach Erstellung der Rechnung aufgehoben.
Zur leichteren Differenzierung werden „Kunden ohne Historie“ im Kundenstamm auf grauem Hintergrund dargestellt.


Sollte die Option bei einem Kunden mit bereits gespeicherter Historie aktiviert werden, so werden die bereits gespeicherten Daten anonymisiert.
Der Schritt ist nicht widerrufbar!!! Sollte sich ein Kunde im weiteren Verlauf dazu entscheiden, dass doch eine Historie geführt werden soll, so muss der Kunde unter neuer Kundennummer angelegt werden.

Noctu

Möchten Sie, dass die Noctu-Gebühr auf Rezept gedruckt wird, können Sie dies automatisch über die Öffnungszeiten einstellen oder auch manuell anwählen.

Automatische Noctu-Gebühr nach den gesetzlichen Öffnungzeiten:

Einstellungen
System – Einstellungen – Konfiguration Öffnungszeiten und Notdienst

Hier tragen Sie Ihre Öffnungszeiten und Ihre Feiertage ein.

In den Optionen legen Sie fest wann die Notdienstgebühr erteilt werden soll.

Manuelle Eingabe der Notdienstgebühr:

Kasse/Auftragsbearbeitung – ApoArtikelNoctu oder Nodienstgebühr wählen.

Noctu wird auf das Rezept gedruckt und geht zu Lasten der Krankenkasse.
Notdienstgebühr wählen Sie, wenn der Patient die Gebühr zahlen soll.

Wenn die Zeilen Noctu und/oder Notdienstgebühr in den Apoartikeln nicht vorhanden sind, legen Sie diese wie unter Anlegen Artikel beschrieben an.



Gutscheine

Kasse/Auftragsbearbeitung

  • Abgabe eines Gutscheins:

Wählen Sie den Button Apo-Artikel

oder die Taste F11

Hier sollte eine Zeile Gutschein angelegt sein.
Ist dies nicht der Fall, legen Sie einen eigenen Artikel an und fügen diese in die Schnellartikel ein (siehe Anlegen von Schnellartikeln).

Die Zeile Gutschein unterlegen und mit dem  Button Wählen 
den Gutschein in Ihren Kassiervorgang mit dem gewünschten Betrag übernehmen

  • Gutschein einlösen:

Geben Sie die gewünschten Artikel in Ihren Kassiervorgang ein.

Dann wählen Sie den Button Apo-Artikel

 

Die Zeile Gutschein in den Kassiervorgang übernehmen und den Betrag mit “-” (minus) eingeben.

Bonuspunkte

Möchten Sie mit apothekeneigenen Bonuspunkten arbeiten, so können Sie dies wie folgt aktivieren:

System – Systemparameter – P024

Hier legen Sie fest auf welche Artikel und bei welchem Status die Punkte vergeben werden sollen und wie viel Cent ein Rabattpunkt wert ist.

Diese Rabattpunkte hinterlegen Sie nun bei Ihrem Kunden im Kundenstamm.

Kunden – Kundenstamm – F2 ändern

An der Kasse wird dem Kunden für seinen Einkauf Bonuspunkte vergeben. (siehe “dunkelblaue Zeile”)

In diesem Beispiel wären das 697 Bonuspunkte.

Möchten Sie beim nächsten Einkauf Bonuspunkte einlösen, wählen Sie die “dunkelblaue Zeile” aus und die Punkte werden direkt im Kassiervorgang abgezogen.